טיפים: מערכת ניהול אירועים ממוקדת

למד על מערכת תכנון אירועים ממוקד עם מאמר זה מאת הממציא שלה, ד"ר סטיב גלסי, וחולל מהפכה כיצד אתה יוצר תוכניות פעולה בשעת חירום.

טיפים לניהול אירועים של פעולות SAR

מאת ד"ר סטיב גלסי PhD CEM®

זה היה לפני כ-15 שנה כשהדרכתי קורס פיקוד אירוע ב RNZAF Base Ohakea כשגיליתי שתלמידים לפעמים מוצפים מכל המידע והזריקות שנכנסים במהלך התרגילים על השולחן. משתתפי חיל האוויר לא היו לבד; למעשה, תרחישים חדשניים מורכבים ביותר הכריעו לעתים קרובות אפילו מנהיגי בטיחות ציבוריים מנוסים הן מבחינה מבצעית והן באימונים שצפיתי בהם במהלך השנים. המנטרה שלי היא תמיד להגדיר משתתפים בתרגילים כדי להצליח, גם אם רק באופן שולי. יש להשתמש בתרגילים כדי לבנות ביטחון, ואתה רוצה שהאנשים האלה ירגישו שיש להם את היכולת להתמודד עם כל האתגרים שיעמדו בפניהם. אף אחד לא רוצה לטייס "ההוא" שיש לו מקרה חירום אבל נכשל בתרחיש המדויק הזה 9 מתוך 10 הפעמים שהם חזרו עליו בסימולטור, נכון?

תחושה זו של תחושת המום היא כנראה לא בגלל חוסר יכולת, אלא יותר מכך המציאות של להיות אנושי. אנחנו מחווטים להיות חד-משימות, כשרק 2.5% מאיתנו באמת מסוגלים לבצע ריבוי משימות ביעילות. אוניברסיטת אורגון הגיעה למסקנה שלמוח האנושי יש מגבלה מובנית על מספר המחשבות הבדידות שהוא יכול לבדר בו זמנית. המגבלה עבור רוב האנשים היא ארבע (Awh & Vogel, 2008). ברגע שחורג מגבול זה, היעילות והאיכות של המאמצים המנטליים שלנו מתחילים להידרדר. ובמצבי חירום מורכבים, אין ספק שיש לנו יותר מארבעה דברים לדאוג מהם.

ניסיתי שיטת מיפוי תודעה שונה ויישרתי אותה לתכנון פעולות אירוע כדי ליצור תהליך שיתוף פעולה ויזואלי המכונה TIPS, מערכת ניהול תקריות ממוקדות. ממוקד כי זה נראה כמו מפת בול או מפת יעד, מתחיל עם מספר קטן של גורמים שזוהו עבור מצב שלאחר מכן מבצעים אקסטרפולציה עם מידע מורכב עד להקצאת משימות ומעקב. צוות ניהול האירוע, כשהמנהיג לוקח אחריות על העט בדרך כלל על לוח לבן או דף נייר גדול, ממקד את השיחה בקבלת הבנה משותפת של המצב. משם, הקבוצה מזהה את הגורמים המשפיעים על המצב, שהם בעצם כל הדברים שהם מודאגים מהם. לאחר מכן אנו מעניקים עדיפות לכל גורם. העדיפות היא סובייקטיבית והקשרית, תוך שימוש בדירוג פשוט נמוך, בינוני וגבוה. הכלל היחיד בשלב זה הוא שהכל לא יכול להיות בעדיפות גבוהה. לאחר מכן דנה הקבוצה מהן האפשרויות לטפל בגורם, כגון פינוי או מחסה במקום. לאחר מכן, האפשרויות הטובות ביותר נבחרות כדי לבצע אקסטרפולציה עם משימות כדי לאפשר את ביצועה של אפשרות זו. משימות אלו מוקצות לאחר מכן לחבר בצוות ניהול האירועים. לחברי הצוות האלה יש כעת סדרה של משימות, עם עדיפות שהוקצתה לעבוד עליה. למנהיג עשויות להיות משימות, אך כעת הוא יכול לעקוב אחר התקדמות הדיווחים הישירים שלו, ויכול באופן טבעי להאציל את המשימות שלו בהתאם. שימוש בלוח לבן יוצר מודעות מצבית משותפת לאירוע ולאופן שבו המשימות שלהם קשורות לאחרים ולסדרי העדיפויות הכלליים. בסופו של התהליך, ניתן לתת תדריך מובנה ואף להמיר אותו לטפסי תכנון פיקוד תקרית פורמליים.

בדוגמה לעיל, בהתבסס על אירוע אמיתי, דיירי הבית תקועים בשיטפון עם מים עולים בחושך ובמזג אוויר סוער. החלקים המוצללים הירוקים מציינים מתי האדם האחראי סיים את המשימה כך שהמנהיג יוכל לעקוב בקלות אחר ההתקדמות.

לאחרונה, הזדמן לי להראות את הכלי הזה למנהלי חירום באיחוד האמירויות הערביות, ובהתחשב בטקסט בערבית שנקרא מימין לשמאל, הכלי גם בהיותו חזותי כל כך התקבל מאוד (למעשה, זה היה הכלי הטוב ביותר שהם לקחו משם מהקורס הרב-יומי אמרו). זה מאפשר שפות שונות, וכאשר ניתנה תרגיל מאולתר על אזהרת צונאמי, הקבוצות הגיעו עם תוכנית פעולה מפורטת לאירוע תוך דקות. היתרון הנוסף הוא שניתן להשתמש בו Business-As-Usual לכל תכנון, מאירועים ועד ניהול פרויקטים, ובכך מבטיח שהמשתתפים מתרעננים כל הזמן בשימוש בו ואינם מנסים עוד לזכור כלי תכנון שלמדו בקורס. לפני חודשים או שנים.

מה שמצאתי מעניין הוא לתת לאנשים תרחישים חדישים ביותר, שכן במקום שבו ניתנים תרחישים מוכרים, אנשים כברירת מחדל לניסיון קודם. אבל כאשר לקבוצה אין את הניסיון הזה, זה כאשר העומס מתגבר, והביצועים מתדרדרים. על ידי שימוש בתרחישים כמו אפוקליפסת זומבים או פלישת חייזרים, המשתתפים מתמקדים בשימוש במערכת ובהתמחות בה, מה שמוביל לנקודה שבה הם אומרים לעתים קרובות, "לא אכפת לנו מה התרחיש, זה לא משנה. מה שחשוב זה שאנחנו יכולים ליישם מבנה לכל תרחיש". כן! כלי לכל הסיכונים ולכל השלבים! וניתן להשתמש בו ללא קשר למודל ניהול האירועים שבו אתה משתמש, AIIMS, CIMS, GSB, NIMS, ISO וכו'. אז תן לזה להיות חיפוש והצלה ממים מהירים ועד לאפוקליפסת זומבים, TIPS יכול לספק כלי למיקוד צוות ניהול אירועים ליצירת תוכנית פעולה משותפת ומהירה.

למד כיצד להשתמש ב-TIPS היום על ידי צפייה בסרטונים שלהלן, או שתוכל גם לקבל הסמכה ב-TIPS דרך שלנו למידה מקוונת.