Tìm hiểu về Hệ thống lập kế hoạch sự cố có mục tiêu qua bài viết này của nhà phát minh ra nó, Tiến sĩ Steve Glassey, và cách mạng hóa cách bạn lập kế hoạch hành động trong trường hợp khẩn cấp.
MẸO để quản lý sự cố trong hoạt động SAR
Bởi Tiến sĩ Steve Glassey Tiến sĩ CEM®
Khoảng 15 năm trước, khi tôi đang giảng dạy một khóa học chỉ huy sự cố tại Căn cứ RNZAF Ohakea khi tôi nhận thấy rằng học sinh đôi khi trở nên choáng ngợp với tất cả thông tin và cảm giác choáng ngợp khi thực hiện các bài tập trên bàn. Những người tham gia lực lượng không quân không đơn độc; trên thực tế, những tình huống mới lạ có độ phức tạp cao thường làm choáng ngợp ngay cả những nhà lãnh đạo an toàn công cộng có kinh nghiệm cả về mặt vận hành và huấn luyện mà tôi đã quan sát trong nhiều năm. Câu thần chú của tôi là luôn giúp những người tham gia các bài tập đạt được thành công, dù chỉ là một chút. Các bài tập nên được sử dụng để xây dựng sự tự tin và bạn muốn những người này cảm thấy họ có khả năng đương đầu với bất kỳ thử thách nào họ có thể gặp phải. Không ai muốn có một phi công “đó” gặp trường hợp khẩn cấp nhưng lại thất bại trong kịch bản chính xác đó, 9 trên 10 lần họ đã diễn tập nó trong một thiết bị mô phỏng, phải không?
Cảm giác choáng ngợp này có thể không phải vì sự kém cỏi mà hơn thế nữa là do thực tế của con người. Chúng ta có xu hướng trở thành những người làm một việc, chỉ có 2.5% trong số chúng ta thực sự có thể làm nhiều việc một cách hiệu quả. Đại học Oregon đã kết luận rằng bộ não con người có sẵn một giới hạn về số lượng suy nghĩ rời rạc mà nó có thể giải trí cùng một lúc. Giới hạn cho hầu hết các cá nhân là bốn (Ôi & Vogel, 2008). Một khi vượt quá giới hạn này, hiệu quả và chất lượng nỗ lực tinh thần của chúng ta bắt đầu suy giảm. Và trong những trường hợp khẩn cấp phức tạp, chúng ta chắc chắn có hơn bốn điều phải lo lắng.
Tôi đã thử phương pháp lập bản đồ tư duy đã sửa đổi và điều chỉnh nó phù hợp với việc lập kế hoạch hành động khi xảy ra sự cố nhằm tạo ra một quy trình hợp tác trực quan được gọi là TIPS, Hệ thống quản lý sự cố có mục tiêu. Được nhắm mục tiêu vì nó trông giống như mắt bò hoặc bản đồ mục tiêu, bắt đầu với một số lượng nhỏ các yếu tố được xác định cho một tình huống, sau đó ngoại suy với thông tin tổng hợp cho đến khi nhiệm vụ được phân công và theo dõi. Nhóm quản lý sự cố, với người lãnh đạo cầm bút thường viết trên bảng trắng hoặc tờ giấy lớn, tập trung cuộc trò chuyện để tìm hiểu chung về tình huống. Từ đó, nhóm xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến tình hình, đó thực sự là tất cả những điều mà họ đang lo lắng. Sau đó, chúng tôi chỉ định mức độ ưu tiên cho từng yếu tố. Mức độ ưu tiên mang tính chủ quan và theo ngữ cảnh, sử dụng xếp hạng đơn giản là thấp, trung bình và cao. Quy tắc duy nhất trong giai đoạn này là mọi thứ không thể được ưu tiên cao. Sau đó, nhóm thảo luận về các lựa chọn để xử lý yếu tố này, chẳng hạn như sơ tán hoặc trú ẩn tại chỗ. Sau đó, (các) tùy chọn tốt nhất sẽ được chọn để ngoại suy với các tác vụ nhằm cho phép thực thi tùy chọn đó. Những nhiệm vụ đó sau đó được giao cho một thành viên của nhóm quản lý sự cố. Giờ đây, các thành viên trong nhóm đó có một loạt nhiệm vụ với mức độ ưu tiên được chỉ định để thực hiện. Người lãnh đạo có thể có nhiệm vụ nhưng giờ đây có thể theo dõi tiến độ của những người cấp dưới trực tiếp của họ, những người có thể ủy thác nhiệm vụ của mình một cách tự nhiên. Việc sử dụng bảng trắng sẽ tạo ra nhận thức chung về tình huống xảy ra và nhiệm vụ của họ liên quan như thế nào với những người khác cũng như các ưu tiên chung. Khi kết thúc quá trình, một bản tóm tắt có cấu trúc có thể được cung cấp và thậm chí được chuyển sang các biểu mẫu lập kế hoạch chỉ huy sự cố chính thức.
Trong ví dụ trên, dựa trên một sự kiện có thật, những người cư trú trong một ngôi nhà bị mắc kẹt trong trận lũ với nước dâng cao trong bóng tối và thời tiết giông bão. Các phần được tô màu xanh lá cây cho biết thời điểm người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ để người lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tiến độ.
Gần đây, tôi có cơ hội giới thiệu công cụ này với những người quản lý tình trạng khẩn cấp ở Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất và văn bản tiếng Ả Rập được đọc từ phải sang trái, công cụ này cũng rất trực quan và được đón nhận rất nồng nhiệt (trên thực tế, đó là công cụ tốt nhất mà họ đã lấy đi). từ khóa học nhiều ngày mà họ đã nói). Nó cho phép sử dụng các ngôn ngữ khác nhau và khi được thực hiện một bài tập ngẫu hứng về cảnh báo sóng thần, các nhóm đã đưa ra kế hoạch hành động chi tiết khi xảy ra sự cố trong vòng vài phút. Lợi ích khác là nó có thể được sử dụng theo kiểu Kinh doanh thông thường cho bất kỳ kế hoạch nào, từ sự kiện đến quản lý dự án và khi làm như vậy, đảm bảo người tham gia liên tục làm mới cách sử dụng nó và không còn phải cố gắng ghi nhớ công cụ lập kế hoạch mà họ đã học trong một khóa học nữa nhiều tháng hoặc nhiều năm trước.
Điều tôi thấy thú vị là mang đến cho mọi người những tình huống hết sức mới lạ, vì khi đưa ra những tình huống quen thuộc, mọi người sẽ mặc định trải nghiệm trước đó. Nhưng khi nhóm không có kinh nghiệm đó thì đó là lúc tình trạng quá tải trở nên trầm trọng hơn và hiệu suất làm việc giảm sút. Bằng cách sử dụng các tình huống như ngày tận thế của thây ma hoặc cuộc xâm lược của người ngoài hành tinh, những người tham gia tập trung vào việc sử dụng hệ thống và trở nên thành thạo với nó, dẫn đến việc họ thường nói: “Chúng tôi không quan tâm kịch bản là gì, nó không quan trọng. Điều quan trọng là chúng ta có thể áp dụng một cấu trúc cho bất kỳ tình huống nào.” Đúng! Một công cụ tất cả các mối nguy hiểm và tất cả các giai đoạn! Và nó có thể được sử dụng bất kể mô hình quản lý sự cố mà bạn sử dụng, AIIMS, CIMS, GSB, NIMS, ISO, v.v. Vì vậy, hãy để nó là một cuộc tìm kiếm và cứu hộ từ dòng nước chảy xiết đến ngày tận thế zombie, TIPS có thể cung cấp một công cụ để tập trung vào nhóm quản lý sự cố để tạo ra một kế hoạch hành động hợp tác và nhanh chóng.
Tìm hiểu cách sử dụng TIPS ngay hôm nay bằng cách xem các video bên dưới hoặc bạn cũng có thể nhận được chứng nhận về TIPS thông qua chúng tôi học trực tuyến.
