Lær om det målrettede hendelsesplanleggingssystemet med denne artikkelen av dets oppfinner, Dr. Steve Glassey, og revolusjoner hvordan du lager handlingsplaner i en nødssituasjon.
TIPS for hendelseshåndtering av SAR-operasjoner
Av Dr Steve Glassey PhD CEM®
Det var for rundt 15 år siden jeg instruerte et hendelseskommandørkurs kl RNZAF Base Ohakea da jeg oppdaget at elevene noen ganger blir overveldet av all informasjonen og sprøytene som kommer inn under bordøvelsene. Luftforsvarsdeltakerne var ikke alene; faktisk overveldet svært komplekse nye scenarier ofte selv erfarne ledere for offentlig sikkerhet både operativt og i opplæring som jeg hadde observert gjennom årene. Mitt mantra er å alltid sette opp deltakere i øvelser for å lykkes, selv om det bare er marginalt. Øvelser bør brukes til å bygge opp selvtillit, og du vil at disse menneskene skal føle at de har evnen til å ta på seg de utfordringene de måtte møte. Ingen ønsker å ha "den" piloten som har en nødsituasjon, men mislyktes i det eksakte scenariet 9 av de 10 gangene de øvde på det i en simulator, ikke sant?
Denne følelsen av å føle seg overveldet er sannsynligvis ikke på grunn av inkompetanse, men mer så virkeligheten av å være menneske. Vi er kablet til å være monotaske, med bare 2.5 % av oss som faktisk er i stand til å multitaske effektivt. University of Oregon har konkludert med at den menneskelige hjernen har en innebygd grense for antall diskrete tanker den kan underholde på en gang. Grensen for de fleste individer er fire (Awh & Vogel, 2008). Når denne grensen er overskredet, begynner effektiviteten og kvaliteten på vår mentale innsats å bli dårligere. Og i komplekse nødsituasjoner har vi sikkert mer enn fire ting å bekymre seg for.
Jeg prøvde ut en modifisert tankekartleggingsmetode og justerte den til hendelseshandlingsplanlegging for å lage en visuelt samarbeidsprosess kjent som TIPS, det målrettede hendelsesstyringssystemet. Målrettet fordi det ser ut som et bullseye eller målkart, starter med et lite antall faktorer identifisert for en situasjon som deretter ekstrapolerer ut med sammensatt informasjon til oppgaver er tildelt og sporet. Hendelsesteamet, med lederen som tar ansvaret for pennen, vanligvis på en tavle eller et stort ark, fokuserer samtalen på å få en felles forståelse av situasjonen. Derfra identifiserer gruppen faktorene som påvirker situasjonen, som egentlig er alle de tingene de er bekymret for. Deretter prioriterer vi hver faktor. Prioriteten er subjektiv og kontekstuell, ved å bruke en enkel lav, middels og høy vurdering. Den eneste regelen i denne fasen er at alt ikke kan prioriteres høyt. Deretter diskuterer gruppen hva alternativene er for å behandle faktoren, for eksempel evakuere eller husly på stedet. De beste alternativene blir deretter valgt for å ekstrapolere med oppgaver for å muliggjøre utførelse av det alternativet. Disse oppgavene blir deretter tildelt et medlem av hendelsesledelsen. Disse teammedlemmene har nå et sett med oppgaver, med en tildelt prioritet å jobbe med. Lederen kan ha oppgaver, men kan nå overvåke fremdriften til sine direkte rapporter som naturlig kan delegere oppgavene sine deretter. Å bruke en tavle skaper delt situasjonsbevissthet om hendelsen og hvordan oppgavene deres relaterer seg til andre og de overordnede prioriteringene. På slutten av prosessen kan en strukturert orientering gis og til og med overføres til formelle hendelseskommandoplanleggingsskjemaer.
I eksemplet ovenfor, basert på en virkelig hendelse, er beboerne i et hus strandet i en flom med vann som stiger i mørke og stormfullt vær. De grønne skraverte delene indikerer når den ansvarlige har fullført oppgaven slik at lederen enkelt kan spore fremdriften.
Nylig hadde jeg muligheten til å vise dette verktøyet til beredskapsledere i De forente arabiske emirater, og gitt arabisk tekst lest fra høyre til venstre, ble verktøyet også så visuelt veldig godt mottatt (faktisk var det det beste verktøyet de tok bort fra flerdagers kurset sa de). Det åpner for forskjellige språk, og da gruppene fikk en improvisert øvelse på et tsunamivarsel, kom gruppene med en detaljert hendelseshandlingsplan i løpet av minutter. Den andre fordelen er at den kan brukes Business-As-Usual for enhver planlegging, fra arrangementer til prosjektledelse, og sikrer dermed at deltakerne hele tiden oppdateres i bruken og ikke lenger prøver å huske et planleggingsverktøy de lærte på et kurs måneder eller år siden.
Det jeg har funnet interessant er å gi folk svært nye scenarier, ettersom der kjente scenarier er gitt, vil folk gå tilbake til tidligere erfaring. Men når gruppen ikke har den erfaringen, det er da overbelastningen forverres, og ytelsen blir dårligere. Ved å bruke scenarier som en zombieapokalypse eller romveseninvasjon, fokuserer deltakerne på å bruke systemet og bli dyktigere i det, noe som fører til et punkt hvor de ofte sier: «Vi bryr oss ikke om hva scenariet er, det spiller ingen rolle. Det som betyr noe er at vi kan bruke en struktur på ethvert scenario." Ja! Et verktøy for alle farer og alle faser! Og den kan brukes uavhengig av hendelseshåndteringsmodellen du bruker, AIIMS, CIMS, GSB, NIMS, ISO osv. Så la det være et søk og redning fra raskt vann til en zombieapokalypse, TIPS kan gi et verktøy for å fokusere hendelseshåndteringsteam for å lage en samarbeidende og rask handlingsplan.
Lær hvordan du bruker TIPS i dag ved å se videoene nedenfor, eller du kan også få sertifisering i TIPS gjennom vår online læring.
