Pelajari tentang Sistem Perencanaan Insiden Bertarget dengan artikel yang ditulis oleh penemunya, Dr Steve Glassey, dan merevolusi cara Anda membuat rencana tindakan dalam keadaan darurat.
TIPS untuk manajemen insiden operasi SAR
Oleh Dr Steve Glassey PhD CEM®
Itu terjadi sekitar 15 tahun yang lalu ketika saya sedang mengajar kursus komando insiden di Pangkalan RNZAF Ohakea ketika saya menemukan bahwa siswa terkadang kewalahan dengan semua informasi dan suntikan yang masuk selama latihan di atas meja. Para peserta angkatan udara tidak sendirian; kenyataannya, skenario-skenario baru yang sangat kompleks seringkali membuat kewalahan bahkan para pemimpin keselamatan publik yang berpengalaman baik secara operasional maupun dalam pelatihan yang telah saya amati selama bertahun-tahun. Mantra saya adalah untuk selalu mempersiapkan peserta dalam latihan agar berhasil, meskipun hanya sedikit. Latihan harus digunakan untuk membangun kepercayaan diri, dan Anda ingin orang-orang ini merasa bahwa mereka memiliki kemampuan untuk menghadapi tantangan apa pun yang mungkin mereka hadapi. Tidak ada yang ingin memiliki pilot "itu" yang mengalami keadaan darurat tetapi gagal dalam skenario yang sama sebanyak 9 dari 10 kali mereka berlatih di simulator, bukan?
Perasaan kewalahan ini kemungkinan besar bukan karena ketidakmampuan, tetapi lebih karena kenyataan sebagai manusia. Kita ditakdirkan untuk menjadi orang yang melakukan tugas tunggal, dan hanya 2.5% dari kita yang benar-benar mampu melakukan banyak tugas secara efektif. University of Oregon telah menyimpulkan bahwa otak manusia memiliki batasan terhadap jumlah pemikiran terpisah yang dapat ditanggapinya pada satu waktu. Batasan bagi kebanyakan individu adalah empat (Ah & Vogel, 2008). Ketika batas ini terlampaui, efisiensi dan kualitas upaya mental kita mulai menurun. Dan dalam keadaan darurat yang kompleks, kita pasti mempunyai lebih dari empat hal yang perlu dikhawatirkan.
Saya mencoba metode pemetaan pikiran yang dimodifikasi dan menyelaraskannya dengan perencanaan tindakan insiden untuk menciptakan proses kolaboratif visual yang dikenal sebagai TIPS, Targeted Incident Management System. Ditargetkan karena terlihat seperti sasaran atau peta target, dimulai dengan sejumlah kecil faktor yang diidentifikasi untuk suatu situasi yang kemudian diekstrapolasi dengan menggabungkan informasi hingga tugas ditetapkan dan dilacak. Tim manajemen insiden, dengan pemimpin yang mengambil alih pena, biasanya di papan tulis atau selembar kertas besar, memfokuskan percakapan untuk mendapatkan pemahaman umum tentang situasi tersebut. Dari sana, kelompok tersebut mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi situasi, yang sebenarnya merupakan hal-hal yang mereka khawatirkan. Kemudian kami menetapkan prioritas untuk setiap faktor. Prioritasnya bersifat subyektif dan kontekstual, menggunakan penilaian sederhana rendah, sedang, dan tinggi. Satu-satunya aturan dalam fase ini adalah segala sesuatu tidak bisa menjadi prioritas utama. Kemudian kelompok tersebut mendiskusikan pilihan apa yang ada untuk mengatasi faktor tersebut, seperti mengungsi atau berlindung di tempat. Opsi terbaik kemudian dipilih untuk diekstrapolasi dengan tugas guna mengaktifkan eksekusi opsi tersebut. Tugas-tugas tersebut kemudian diberikan kepada anggota tim manajemen insiden. Anggota tim tersebut sekarang memiliki serangkaian tugas, dengan prioritas yang ditetapkan untuk dikerjakan. Pemimpin mungkin mempunyai tugas tetapi sekarang dapat memantau kemajuan bawahan langsung mereka yang secara alami dapat mendelegasikan tugas mereka sesuai dengan itu. Menggunakan papan tulis menciptakan kesadaran situasional bersama mengenai insiden tersebut dan bagaimana tugas mereka berhubungan dengan orang lain dan prioritas keseluruhan. Di akhir proses, pengarahan terstruktur dapat diberikan dan bahkan dialihkan ke formulir perencanaan komando insiden formal.
Pada contoh di atas, berdasarkan kejadian nyata, penghuni sebuah rumah terdampar di tengah banjir dengan air yang naik dalam kegelapan dan cuaca badai. Bagian yang diberi warna hijau menunjukkan kapan orang yang bertanggung jawab telah menyelesaikan tugas sehingga pemimpin dapat dengan mudah melacak kemajuannya.
Baru-baru ini, saya mendapat kesempatan untuk menunjukkan alat ini kepada manajer darurat di Uni Emirat Arab, dan mengingat teks Arab dibaca dari kanan ke kiri, alat ini juga sangat visual dan diterima dengan sangat baik (bahkan, ini adalah alat terbaik yang mereka ambil). dari kursus multi-hari kata mereka). Hal ini memungkinkan adanya bahasa yang berbeda, dan ketika diberikan latihan dadakan mengenai peringatan Tsunami, kelompok tersebut menghasilkan rencana aksi insiden yang terperinci dalam hitungan menit. Manfaat lainnya adalah dapat digunakan seperti biasa untuk perencanaan apa pun, mulai dari acara hingga manajemen proyek, dan dengan melakukan hal ini, memastikan peserta selalu menyegarkan penggunaannya dan tidak lagi mencoba mengingat alat perencanaan yang mereka pelajari dalam kursus. bulan atau tahun yang lalu.
Apa yang menurut saya menarik adalah memberikan skenario yang sangat baru kepada orang-orang, karena ketika skenario yang sudah dikenal diberikan, orang-orang akan kembali ke pengalaman sebelumnya. Namun jika kelompok tersebut tidak mempunyai pengalaman tersebut, maka beban yang berlebihan akan semakin parah dan kinerja akan menurun. Dengan menggunakan skenario seperti kiamat zombie atau invasi alien, peserta berfokus pada penggunaan sistem dan menjadi mahir di dalamnya, sehingga mereka sering berkata, “Kami tidak peduli apa skenarionya, tidak masalah. Yang penting adalah kita dapat menerapkan struktur tersebut pada skenario apa pun.” Ya! Alat segala bahaya dan semua fase! Dan itu dapat digunakan terlepas dari model manajemen insiden yang Anda gunakan, AIIMS, CIMS, GSB, NIMS, ISO dll. Jadi biarlah itu menjadi pencarian dan penyelamatan dari air deras hingga kiamat zombie, TIPS dapat menyediakan alat untuk memfokuskan tim manajemen insiden untuk membuat rencana tindakan kolaboratif dan cepat.
Pelajari cara menggunakan TIPS hari ini dengan menonton video di bawah ini, atau Anda juga bisa mendapatkan sertifikasi TIPS melalui kami pembelajaran online.
