Découvrez le système de planification ciblée des incidents avec cet article de son inventeur, le Dr Steve Glassey, et révolutionnez la façon dont vous créez des plans d'action en cas d'urgence.
CONSEILS pour la gestion des incidents des opérations SAR
Par Dr Steve Glassey PhD CEM®
C'était il y a environ 15 ans, lorsque j'enseignais un cours de commandement en cas d'incident à Base Ohakea de la RNZAF quand j'ai découvert que les étudiants étaient parfois submergés par toutes les informations et les injections entrant pendant les exercices sur table. Les participants de l'armée de l'air n'étaient pas seuls ; en fait, de nouveaux scénarios très complexes ont souvent submergé même les responsables expérimentés de la sécurité publique, tant sur le plan opérationnel que lors de la formation, que j'avais observés au fil des années. Mon mantra est de toujours proposer aux participants des exercices pour réussir, même si ce n’est que marginalement. Les exercices doivent être utilisés pour renforcer la confiance en soi, et vous voulez que ces personnes sentent qu'elles ont la capacité de relever tous les défis auxquels elles peuvent être confrontées. Personne ne veut avoir « ce » pilote qui a une urgence mais qui a échoué à ce scénario précis 9 fois sur 10 où il l’a répété dans un simulateur, n’est-ce pas ?
Ce sentiment d’accablement n’est probablement pas dû à l’incompétence, mais plutôt à la réalité d’être humain. Nous sommes programmés pour être mono-tâches, avec seulement 2.5 % d’entre nous réellement capables d’effectuer plusieurs tâches efficacement. L’Université de l’Oregon a conclu que le cerveau humain possède une limite intrinsèque quant au nombre de pensées discrètes qu’il peut entretenir en même temps. La limite pour la plupart des individus est de quatre (Awh et Vogel, 2008). Une fois cette limite dépassée, l’efficacité et la qualité de nos efforts mentaux commencent à se détériorer. Et dans les situations d’urgence complexes, nous avons certainement plus de quatre sujets de préoccupation.
J'ai essayé une méthode de cartographie mentale modifiée et je l'ai alignée sur la planification des actions en cas d'incident pour créer un processus visuellement collaboratif connu sous le nom de TIPS, le système de gestion ciblé des incidents. Ciblé parce qu'il ressemble à une cible ou à une carte cible, en commençant par un petit nombre de facteurs identifiés pour une situation qui est ensuite extrapolé avec des informations composées jusqu'à ce que les tâches soient assignées et suivies. L'équipe de gestion des incidents, dont le responsable tient généralement le stylo sur un tableau blanc ou une grande feuille de papier, concentre la conversation sur l'obtention d'une compréhension commune de la situation. À partir de là, le groupe identifie les facteurs qui affectent la situation, qui sont en réalité tout ce qui les inquiète. Ensuite, nous attribuons une priorité à chaque facteur. La priorité est subjective et contextuelle, utilisant une simple note faible, moyenne et élevée. La seule règle dans cette phase est que tout ne peut pas être une priorité élevée. Ensuite, le groupe discute des options possibles pour traiter le facteur, comme l'évacuation ou le confinement sur place. La ou les meilleures options sont ensuite choisies pour extrapoler avec les tâches afin de permettre l'exécution de cette option. Ces tâches sont ensuite confiées à un membre de l'équipe de gestion des incidents. Ces membres de l’équipe ont désormais un ensemble de tâches sur lesquelles travailler, avec une priorité assignée. Le leader peut avoir des tâches mais peut désormais suivre les progrès de ses subordonnés directs qui peuvent naturellement déléguer leurs tâches en conséquence. L'utilisation d'un tableau blanc crée une conscience commune de la situation de l'incident et de la manière dont leurs tâches sont liées aux autres et aux priorités globales. À la fin du processus, un briefing structuré peut être donné et même transposé sur des formulaires formels de planification du commandement d'incident.
Dans l’exemple ci-dessus, basé sur un événement réel, les occupants d’une maison sont bloqués dans une inondation avec des eaux montantes dans l’obscurité et par temps orageux. Les sections ombrées en vert indiquent quand la personne responsable a terminé la tâche afin que le leader puisse facilement suivre les progrès.
Récemment, j'ai eu l'occasion de montrer cet outil aux responsables des urgences aux Émirats arabes unis, et étant donné que le texte arabe se lit de droite à gauche, l'outil étant également très visuel, il a été très bien accueilli (en fait, c'était le meilleur outil qu'ils ont emporté). du cours de plusieurs jours, ont-ils dit). Il permet d'utiliser différentes langues et, lors d'un exercice impromptu sur une alerte au tsunami, les groupes ont élaboré un plan d'action détaillé en cas d'incident en quelques minutes. L'autre avantage est qu'il peut être utilisé comme d'habitude pour toute planification, des événements à la gestion de projet, et ce faisant, il garantit que les participants se rafraîchissent constamment dans son utilisation et n'essaient plus de se souvenir d'un outil de planification qu'ils ont appris lors d'un cours. il y a des mois ou des années.
Ce que j'ai trouvé intéressant, c'est de proposer aux gens des scénarios très nouveaux, car lorsque des scénarios familiers sont proposés, les gens reviennent par défaut à une expérience antérieure. Mais lorsque le groupe n’a pas cette expérience, la surcharge est exacerbée et les performances se détériorent. En utilisant des scénarios comme une apocalypse zombie ou une invasion extraterrestre, les participants se concentrent sur l'utilisation du système et sur sa maîtrise, ce qui conduit souvent à un point où ils disent souvent : « Peu importe le scénario, cela n'a pas d'importance. Ce qui compte, c’est que nous puissions appliquer une structure à n’importe quel scénario. Oui! Un outil tous risques et toutes phases ! Et il peut être utilisé quel que soit le modèle de gestion des incidents que vous utilisez, AIIMS, CIMS, GSB, NIMS, ISO, etc. Qu'il s'agisse d'une recherche et d'un sauvetage depuis des eaux vives jusqu'à une apocalypse zombie, TIPS peut fournir un outil pour concentrer les efforts. équipe de gestion des incidents pour créer un plan d’action collaboratif et rapide.
Apprenez à utiliser TIPS dès aujourd'hui en visionnant les vidéos ci-dessous, ou vous pouvez également obtenir une certification en TIPS via notre apprentissage en ligne.
